Para garantir o sucesso de uma organização no gerenciamento de indicadores e, consequentemente, melhorar o alcance de seus resultados, é necessário observar alguns pontos fundamentais:
1. Alinhe os Indicadores com a estratégia e foque no que é importante
“Aquilo que você mede, orienta o pensamento das pessoas”. Se você realmente quer atingir seus objetivos estratégicos, estimule o uso de poucos indicadores de resultados. Isso ajuda o gestor a focar no que é realmente importante e estratégico. Porém, mantenha uma visão periférica nas metas para não desequilibrar o negócio. Cada gestor deve ter apenas um painel, com uma visão clara do que é prioritário para os seus clientes (stakeholders) importantes.
Mantenha uma “constância de propósito”, evitando alterar as metas o tempo todo. Oficialize com cada gestor da sua equipe quais resultados serão gerenciados e onde se pretende chegar com eles, para evitar que seja aleatoriamente escolhido o que será apresentado. Defina claramente o que deve ser gerenciado porque, caso contrário, qualquer coisa pode ser cobrada, a qualquer momento. Direcione as discussões para o que realmente é prioritário, ou seja, resultados que desviaram do previsto ou que estão abaixo das metas propostas.
2. Padronize a forma
Olhe os resultados sempre no mesmo formato para melhorar a comunicação e agilizar a interpretação. Dessa forma, evita a perda de foco e faz com que as reuniões sejam mais produtivas. Assim, você perde menos tempo definindo uma forma diferente a cada reunião.
3. Acompanhe a evolução e o controle dos resultados
Acompanhe a evolução dos resultados e não apenas a variação para o mês ou ano anterior ou o desvio em relação ao orçado. Para melhorar a performance dos nossos processos e garantir o alcance e a manutenção das metas definidas, precisaremos compreender as variações de resultados e usar ferramentas adequadas para tratar os problemas. Um bom sistema de gerenciamento de indicadores deve ajudar a escolher a ferramenta ideal para cada caso. Por exemplo, uma ferramenta para manter o controle dos resultados e outra para melhorar a performance.
O melhor tipo de gráfico para acompanhar a evolução ainda é o de linha, que mostra claramente a ideia de tendência.
4. Atue sobre a causa
Existem muitas ferramentas para gerenciamento de indicadores no “dia a dia”, que alertam sobre a necessidade de ação de ajuste com o intuito de garantir o alcance da meta, mas normalmente as ações são apenas corretivas e só conseguimos com que evitem a reincidência quando temos uma equipe muito disciplinada. Precisamos de uma rotina que cuide do aprendizado sobre os processos de forma a torná-los cada vez mais estáveis e capazes. Se tratarmos apenas o sintoma, teremos retrabalho.
Uma vez ao mês, dedique um tempo para analisar as causas dos desvios e atuar na origem do problema. “O custo da instabilidade dos processos é muito alto.” (Klaus Johannpeter).
5. Gerencie o Futuro
“Mais importante do que explicar o passado, é explicar o futuro”. Estimule que os gestores tragam os Planos de Ação que sustentarão a conquista das metas.
A Apple, por exemplo, tem diversas regras de gerenciamento. Destacamos duas:
- Deixe o passado para trás e aproveite ao máximo o futuro.
- Sempre diga a verdade, nós queremos saber das más notícias o quanto antes.
Mensalmente, acompanhe a evolução dos planos e o impacto dos mesmos no resultado, para promover eventuais correções de rumo. Mas na reunião de resultados dedique mais tempo para as projeções que estão sendo apresentadas e se são realmente realistas comparadas à normalidade do processo (resultados reais) X a meta projetada. De nada adianta projetar o alcance das metas apenas baseado em desejo, é importante que elas estejam embasadas em ações concretas.
Tão importante quanto compreender os motivos que impedem a obtenção de um resultado, é validar se as ações propostas pelos responsáveis são suficientes para reverter o jogo.
6. Delegue para obter Empowerment
Incentive a delegação da responsabilidade sobre resultados e autoridade sobre os meios. A delegação, nestes moldes, traz motivação e desperta a criatividade, estimulando a proatividade.
Transfira o poder para a ponta, agilizando a tomada de decisão. Isso faz com que mais decisões sejam tomadas em prol dos resultados de forma inteligente e responsável.
Estimule e eduque as pessoas no autocontrole, pois é ele que permite controlar um maior número de variáveis.
7. Aplique um ritual de acompanhamento
“A cultura de um povo é o somatório dos seus rituais”. Portanto, se queremos uma cultura de foco em resultado, precisaremos implementar rituais que reforcem os valores que desejamos desenvolver.
Uma reunião de resultados para apresentar seu desempenho com regularidade, certamente fortalece valores e promove sinergia na equipe.
Claus Jorge Suffert, sempre diz que para implantarmos um sistema eficiente de gerenciamento de indicadores precisamos estar dispostos a “pagar o preço”, o que significa, acima de tudo, dar o exemplo.
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