Case Qualitin Fundação Tênis

A Fundação Tênis é uma organização não governamental, sem fins lucrativos, que há 12 anos assiste a crianças e adolescentes em situação de vulnerabilidade social, desde que matriculados e frequentando a rede pública de Ensino. Sua missão é promover o desenvolvimento desses jovens e criar possibilidades para que, por meio da prática sistemática e disciplinada do tênis, possam reescrever seus projetos de vida. Conta, atualmente, com 10 núcleos no Rio Grande do Sul e em São Paulo e assiste ao total de 932 jovens.

Como uma entidade que precisa de doações para existir, a Fundação precisava mostrar que seu trabalho é sério e que os empresários poderiam depositar ali expectativas e investimentos. A maneira de demonstrar isso para os possíveis patrocinadores, mantenedores e para a sociedade era mostrando uma gestão forte, capaz de vencer desafios que iriam além das quadras de tênis.

E foi assim, com o objetivo de criar essa gestão forte e estratégica, que se iniciou o trabalho da Qualitin na Fundação Tênis, que segue até hoje, de maneira voluntária, e com muitos resultados obtidos ao longo de dez anos de parceria.

O INÍCIO DE TUDO

Com pouco mais de um ano e meio de existência, a Fundação Tênis vinha desempenhando seu papel junto à comunidade, no trabalho direto com jovens de baixa renda. A demanda aumentava dia após dia, forçando a Fundação a crescer também. Com a necessidade de expandir, veio também a necessidade de melhorar a estrutura da gestão para que pudessem crescer com solidez, dentro de um conceito sistematizado de gestão.

Foi neste cenário que o trabalho da Qualitin teve início na Fundação. Ao chegar à entidade, os consultores depararam-se com um magnífico trabalho social em andamento, mas que carecia de processos organizados e rotinas estabelecidas. Começou-se, então, um esforço de reconhecimento e mapeamento de processos e de pontos que seriam essenciais para o crescimento da entidade. Pouco a pouco, foram modelando esses processos e criando padrões e rotinas de trabalho. A Equipe foi fortemente treinada através de seminários, onde esses conceitos foram transmitidos a todas as esferas da organização: à área administrativa, aos professores e aos monitores.

DA TELA DO COMPUTADOR AO CENTRO DA QUADRA

Entender que uma ferramenta de gestão seja aplicada num setor administrativo, como a área financeira de uma empresa, é simples. Mas ver como ela pôde ser implantada numa quadra de tênis é algo realmente surpreendente. E esse é justamente um dos pontos mais interessantes deste case: como levar conceitos de qualidade a uma aula de tênis para crianças e adolescentes. E isso realmente aconteceu.

Após os seminários e treinamentos, os professores e monitores começaram a pensar suas aulas de maneira diferente, desdobrando-as em números e indicadores que fossem relevantes e que pudessem ser medidos e monitorados. Ao longo do tempo, desenvolveram um número consistente de Índices de Controle para garantir seus resultados nas aulas. Itens como frequência dos alunos e número de crianças sem uniforme, foram, aos poucos, desenhando os problemas e os acertos em cada núcleo. A partir desta visão, professores e administradores puderam buscar soluções para os problemas que impactavam diretamente os jovens assistidos.

Um exemplo bem prático desta situação foi uma passagem na qual professores utilizaram conceitos de tênis para auxiliar alunos com dificuldades em outras disciplinas. “No início do trabalho, muitas daquelas crianças não sabiam ler ou contar, o que fazia com que se sentissem excluídas do processo de aprendizagem na escola. Ao longo das aulas, fomos inserindo atividades simples como o jogo “amarelinha” para explicar os números. As crianças, aos poucos, foram entendendo e se sentindo capazes de fazer parte daquilo tudo. Logo, foram se integrando ao projeto e mostrando os primeiros avanços”, exemplifica Elizabeth D´Andrea, professora que participou do projeto.

ENVOLVIMENTO DAS ESCOLAS

Há quem duvide que seja possível fazer crianças e adolescentes em situação tão precária envolverem-se num projeto como este e entenderem noções de qualidade e produtividade, mas o trabalho realizado pelos professores e monitores dentro e fora de quadra mostrou possível atingir esse objetivo.

As crianças sabem que o projeto é constantemente avaliado e envolvem-se nos processos de melhoria. A cada mês, quando vão fazer suas análises, os professores e os monitores envolvem as crianças nas reflexões acerca dos resultados. E, ainda mais, estimulam que elas busquem, juntamente com eles, as soluções para aqueles pontos que apareceram fora do índice esperado. Assim, ensinam os jovens a pensarem em melhoria contínua e estimulam o comprometimento com o projeto.

As Diretorias das escolas recebem, periodicamente, as avaliações do projeto, através da apresentação dos resultados do ICG. Com isso, conseguem acompanhar não apenas o andamento do trabalho da Fundação, mas, principalmente, o desempenho de cada turma, pois os índices demonstram o envolvimento dos alunos. Quando é percebido algum problema, rapidamente a equipe das escolas e os professores da Fundação conseguem analisar a situação e buscar alternativas para contorna-lo.

RECONHECIMENTO DA SOCIEDADE E CONFIANÇA DOS MANTENEDORES

Por ser uma entidade que necessita de mantenedores, fazer um trabalho eficiente e transparente sempre foi uma das principais metas da organização. Dentro deste conceito, saber prestar contas de forma clara e precisa sempre foi uma ferramenta imprescindível para a Fundação, pois garantia a manutenção dos seus mantenedores.

Através do ICG, que reproduz fielmente o retrato da organização, os mantenedores são mantidos atualizados sobre os resultados atingidos. Da mesma maneira, podem verificar a existência de melhoria constante, uma vez que desenha, também, os planos de ação referentes a cada índice, representando os estágios de implantação em que estão.

Ao longo dos anos, a Fundação foi obtendo o apoio de importantes e representativas empresas do Rio Grande do Sul, entre elas Gerdau, o Banrisul, Grupo RBS e muitas outras, o que demonstra a boa imagem que têm perante a sociedade gaúcha e brasileira.

“Eu venho de uma família muito humilde, da Vila Cruzeiro. Antes de entrar na Fundação e me envolver com o projeto, eu acreditada que o mundo se resumia à vila e que meu futuro seria sempre aquilo ali, um mundo rodeado por drogas e violência. A Fundação Tênis me fez abrir os horizontes e entender que eu poderia mudar a minha vida, que bastava eu acreditar que poderia conseguir aquilo que eu quero, com foco e persistência. E hoje estou aqui: tenho um trabalho e sei que posso muito mais! Se não fosse a Fundação Tênis, não sei onde estaria. Alvonir Florêncio da Silva, Bombeiro Civil, 23 anos, participou do projeto por 11 anos.

Desde os administradores até os monitores, todos conseguem perceber os resultados do seu trabalho na Fundação Tênis. Em 11 anos de existência, a entidade já mudou a vida de inúmeras crianças, não apenas inserindo o aprendizado de um esporte em suas rotinas, mas qualificando-as para a vida.

Cada um em sua esfera de trabalho sabe que está cumprindo a sua parte. Os administradores, organizando a instituição e potencializando seus recursos; os professores e os monitores, no trato diário com as crianças, passando conceitos de tênis, de disciplina e de amizade que sabem que elas levarão para a vida adulta.

Para a Qualitin, a certeza do trabalho bem feito é poder olhar para trás e ver o crescimento da

Fundação Tênis e a qualificação dos profissionais que nela atuam. Mas, mais ainda, é poder olhar para frente e ver que um mundo de novas possibilidades se abre para uma instituição que teve seus alicerces bem fundamentos em gestão e qualidade.

* Estruturação de um modelo de gestão padronizado para todas as unidades da Fundação Tênis;

* Crescimento sólido da entidade, baseado em rotinas e processos fortemente estruturados;

* Criação de um Manual de Rotinas da Fundação Tênis, que orienta o trabalho em todos os núcleos, facilitando a implantação de novas unidades;

* Ampliação do número de alunos assistidos de 20, em outubro/2000 para 929 em dezembro/2013;

* Aumento da frequência efetiva dos alunos, em média, de 64,18% em 2007 para 76,87% em 2013;

* Incremento no número de alunos evoluídos, que são os que completam o ciclo na Fundação e ingressam nos cursos profissionalizantes, de 1.500 % de 2003 para 2013.

* Qualificação da equipe.

Número de colaboradores: 29

Número de alunos atendidos: 932 jovens

Estrutura: 10 núcleos no Rio Grande do Sul e em São Paulo

Mantenedores: Gerdau, CBT / Correios, Banrisul, Évora, BNP Paribas, XP Investimentos, Sulgás, Picadilly, CCR Via Oeste, Associação Leopoldina Juvenil, White Martins, Petiskeira e Grupo RBS.

O QUE DIZEM AS PESSOAS ENVOLVIDAS COM O TRABALHO

“Quando o trabalho da Fundação Tênis começou a criar vulto, tínhamos uma preocupação muito grande de poder crescer organizadamente, de modo que tivéssemos alicerces sólidos para esse crescimento. Através do trabalho da Qualitin, conseguimos não apenas estruturar nossa gestão, mas também criar rotinas e processos eficazes e padronizados. Com isso, hoje temos a tranquilidade de trabalhar em todas as unidades com o mesmo formato, obtendo os mesmos resultados, seja aqui em Porto Alegre, Sapiranga, Igrejinha, Santiago e até mesmo em São Paulo, onde não estamos tão próximos”.

“Transformar o item num número permite avaliar a turma com calma e facilita o entendimento do problema. A ferramenta mostra onde temos que chegar e, através dos planos de ação, como podemos chegar no resultado. Acredito tanto no poder desta ferramenta que levei para minha pessoal, para lidar até com questões familiares e relativas à educação do meu filho.”

“Um dos pontos mais importantes do trabalho é o envolvimento das crianças. Na primeira aula do mês, quando mostramos para elas o quadro de resultados, elas já conseguem perceber se está bom ou não. Os números e as cores representadas norteiam a turma. Se o resultado foi ruim, automaticamente já conseguimos sentir o comprometimento em fazer melhor: logo começam a buscar os porquês do resultado e começam a surgir sugestões para que consigam superar aquela dificuldade”.

“Ter que cuidar dos ICGs faz com que a gente “não deixe a peteca cair”. O frequente monitoramento dos dados faz com que a reflexão sobre melhoria seja contínua. Temos sempre a certeza que podemos melhorar o que fazemos”.

“Conhecendo bem os métodos de Gestão da Qualidade, foi surpreendente ver como numa pequena organização, como a Fundação Tênis (nosso projeto social), uma gestão metódica pôde trazer tantos benefícios. Frequentemente, projetos sociais vivem improvisos permanentes, são pouco estruturados, têm pouco controle sobe seus custos. Através do trabalho da Qualitin, a Fundação teve suas rotinas e práticas bem documentadas e, ao praticar um gerenciamento metódico, os resultados começaram a surgir, mostrando uma realidade bem diferente da maioria dessas instituições.

No caso da Fundação, onde o grande processo é educar e o ensino do tênis é apenas uma parte, percebe-se que por trás existe um conjunto de rotinas para educar, disciplinar e treinar as crianças. As crianças que vêm de uma realidade difícil, com famílias, muitas vezes, desestruturadas, mostram lá na ponta do trabalho os resultados: melhoram na escola, não faltam às aulas, ficam mais disciplinadas, pois elas levam parte dessa organização da Fundação Tênis para sua casa.”

“A apresentação realizada trimestralmente pelos professores e monitores da Fundação Tênis facilita a avaliação do processo todo, mostrando não apenas o andamento do trabalho, mas o resultado de cada turma. Os dados são analisados juntamente com a Direção da escola e os

coordenadores. Com isso, conseguimos ter um maior envolvimento das pessoas na busca por melhores resultados. O trabalho tem dado tão certo que estendemos a metodologia para outras áreas na escola, como o acompanhamento dos professores e dos laboratórios de aprendizagem.”

“Ao final do mês, fazemos uma reunião com o coordenador do núcleo da Fundação Tênis, onde avaliamos os resultados do período através da ferramenta dos ICGs. Acho super válida a ferramenta porque, apesar de estar sempre nas quadras, observando os alunos, não consigo ter um controle mais exato sobre o andamento de cada turma, e, através desse trabalho, conseguimos ter este acompanhamento e buscar ações para melhorar os resultados como, por exemplo, agir rapidamente no resgate dos alunos que abandonaram o projeto”.