O home office segue sendo adotado por muitas empresas, mas algumas ainda não estão totalmente preparadas para essa nova forma de trabalho. Como consequência, é possível perceber problemas em sua Gestão de Processos.
Pensando nisso, preparamos esse artigo para oferecer algumas dicas de como melhorar a gestão de processos em seu negócio durante o trabalho home office e, assim, fazer com que sua empresa flua internamente.
1- Otimize as reuniões remotas
Um dos grandes símbolos do trabalho remoto são justamente as reuniões remotas, realizadas para tratar de assuntos mais urgentes ou até mesmo para fazer com que a equipe se mantenha mais próxima.
Uma maneira de otimizar esses momentos é apostando em programas que otimizem essas reuniões, como o Google Meet ou Microsoft Teams. Por meio deles, é possível utilizar diferentes ferramentas que auxiliarão nas reuniões em outros momentos do negócio, como a possibilidade de gravar os encontros.
Também é importante que o gestor saiba quais são os melhores momentos de fazer reuniões, já que realizá-las a todo momento pode comprometer a produtividade da equipe, visto que ela precisará parar as suas atividades para comparecer ao evento.
Confira mais dicas valiosas para tornar suas reuniões ainda mais produtivas, objetivas e focadas neste e-book abaixo:
2- Tenha um workflow ativo
Outro ponto que deve ser considerado é a criação e manutenção de um workflow dentro da gestão de processos, pois é por meio dele que as atividades feitas dentro do setor serão estruturadas e acompanhadas.
Uma das vantagens do workflow é que auxilia a identificar e eliminar burocracias desnecessárias, que acabam atrapalhando a produtividade da equipe.
E por falar em equipe, essa estratégia também consegue melhorar a comunicação interna da empresa, pois ajuda a eliminar ruídos na comunicação e ao, mesmo, a democratiza.
3- Aposte na digitalização do negócio na gestão de processos
Porém, não são apenas as reuniões que precisam ser adaptadas para o home office: a comunicação, o próprio acompanhamento dos processos e o espaço em que os colaboradores trabalham em casa também precisam ser pensados para este novo modelo de trabalho.
A implantação de uma ferramenta de Gestão de Processos (BPM) pode ser interessante, pois ajuda a definir e aprofundar as rotinas de processos da organização. Com ela, os gestores conseguem ter uma visão completa desses processos e rapidamente identificar gargalos.
Com esses gargalos em vista, será mais fácil entender como é o modo de trabalho das organizações no Home Office e, aos poucos, fazer adaptações para que os negócios se moldem de maneira personalizada e efetiva a essa nova realidade.
4- Saiba separar a vida profissional e pessoal da sua equipe
Da mesma forma que o trabalho presencial, a análise de produtividade se restringe ao momento em que o colaborador está no negócio, o gestor precisa respeitar o horário de trabalho da equipe.
Muitos gestores utilizam o WhatsApp e outras redes sociais para manter a comunicação com os colaboradores, muitas vezes em horários inapropriados. Isso faz com que o colaborador não tenha um momento de descanso e se sinta infeliz trabalhando na empresa.
Para resolver esse problema, é importante que o gestor invista na implementação de programas de comunicação corporativa, como Slack ou Skype, respeitando o horário de trabalho de cada um.
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5- Crie regras claras
Apesar de os colaboradores estarem trabalhando de casa, isso não significa que eles não devem cumprir as regras que garantem um bom gerenciamento, funcionamento e ordem do negócio.
É importante, por exemplo, pedir para que os funcionários cumpram determinado horário de trabalho, além de se manterem disponíveis no computador durante todo esse período para conseguir lidar com demandas urgentes.
Entretanto, não é possível utilizar todas as mesmas regras do trabalho presencial no home office. Por isso, é importante fazer uma adaptação para a realidade e necessidade da empresa nesse modo de trabalho.
6- Tenha uma boa gestão de riscos
Outro cuidado importante que a gestão precisa ter com o trabalho home office é com relação a possíveis problemas que podem acontecer e colocar em risco o andamento do negócio, ou até mesmo a segurança das informações dos clientes.
Dessa forma, é preciso elaborar uma estratégia de gestão de riscos, visando solucionar os principais problemas que podem surgir no trabalho remoto. Adotar uma política de senhas e criptografar os dados mais importantes são algumas das opções.
Caso a empresa disponibilize de renda, vale a pena investir em equipamentos que os colaboradores usarão em casa, para que eles não precisem utilizar os seus celulares e computadores pessoais, que podem ter falhas de segurança e serem hackeados mais facilmente.
E então, conseguiu entender como ter uma gestão de processos eficientes no home office? Dessa maneira você conseguirá gerenciar melhor a sua equipe remotamente, alcançando ótimos resultados!
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